業務改善研修
人員は減る一方、業務は増えていく…というジレンマに悩みを抱えている組織は少なくありません。実際、現場の管理職層やリーダー層の喫緊の課題は「どのように現場の業務の進め方・オペレーションフローを改善するか」であることも多いようです。
本研修では、業務改善の手順を理解したうえで、実際に演習として現場業務の改善に着手していただきます。具体的には、業務フロー・オペレーションフローを 描き出し、どこにどんな問題が生じているか、どこにどんな改善が施せるかを可視化していただきます。その上で、現実的に何故問題が生じているか、どんな改善策・案なら実現および定着が見込めるかを考えていただきます。
プログラム案
１．何故今、業務改善が求められるのか
（１）働き手が減る中で、業務は増えるばかり ～働き方改革・労働人口減少の現実を受け入れる
（２）そもそも組織において業務は複雑化・属人化しがちである
（３）定期的に業務および業務のあり方を見直すことが必要
２．何故そもそも業務改善はうまくいかないのか
（１）思いつきで目の前に見えている不具合を除去するだけでは業務改善にはならない
～意外と多い表層的問題解決
（２）抜本的に業務を見直すこと（問題解決すること）が必要
（３）目指したいのは「業務変革」
～これまで10人でやっていた業務を5人でできるように仕組みを変える気概を持つ
３．業務改善に着手する前に、改めて業務の目的・業務フローの見える化をする
（１）改めて、業務の目的を確認する
～その業務は、何のためにやっているのか
（２）改めて、業務フローを見える化する
～誰が誰に対して、どの順番に何の作業をして、業務を成立させているのか
【ワーク】特定の業務を１つ選び、その業務の目的を明確化し、現状の業務フローを描き出す
【ワーク】何を何故、改善したいと思ったのかを整理する（困りごと、リスク、関係者の不満を洗い出す）
４．ECRSの法則で業務改善に着手する
（１）業務改善の基本「ECRSの法則」とは
①Eliminate（やめる）
②Combine（まとめる）
③Rearrange（やり方を変える）
④Simplify（簡素化する）
（２）業務を改善するとは、これまでのやり方を捨てる勇気と覚悟を持つということ
【ワーク】業務フローを客観視して、ECRSの法則に則って、改善できる箇所を探す
５．「これからどのように業務を進めるか」を決める
【ワーク】新たな業務フローを作成する
（１）新たな業務フローを基に関係者を巻き込み、現場の業務のあり方・進め方を変える
（２）活用するツールやドキュメント等も、きちんと更新する（必要に応じて全てきちんと作り直す）
６．業務改善を阻むリスクをつぶしておく
（１）組織・人には「現状維持バイアス」がある
～組織・人は変化を嫌う、それ故に新たな業務フローは定着しにくい
（２）組織・人は「楽」を好む
～人は難しいこと・面倒くさいことはやりたがらない
（３）行動経済学のEASTの法則を活用する
～業務改善の策はEASTの法則に則って創意工夫する
①Easy（楽）
②Attractive（魅力的）
③Social（皆がやりたがるもの）
④Timely（今こそ、と思えるもの）
７．まとめ
【ワーク】業務改善について、今後、現場でどのように実現・定着させるかを考える