タイムマネジメント研修
労働力人口が減る（人材確保が難しさを増す）一方で、業務や仕事は多岐にわたり、一人ひとりの負担は増えるばかりです。また、クリーンな働き方が求められる今の時代においては、かつてのように「残業して仕事をこなせば良い」「休み返上して何とかするしかない」といった考え方も好ましくありません。
そこで本研修はタイムマネジメントの基本を解説したうえで、どのように仕事の進め方、時間の使い方を工夫することができるかを、多面的に紹介します。タイムマネジメントの第一ステップは自身の時間の使い方を可視化することです。まずは自身の現状について客観視し、何をどう改善する必要があるかを振り返ります。
自身の時間の使い方を可視化した後は、仕事の成果物イメージを積極的に明確にするこ
と、仕事を引き受けすぎていないかを確認すること、職場の“時間泥棒”を特定すること、本当に大事な業務に時間を割いているかを確認することなどについても言及し、自身および職場における改善の余地のある要素を考えていただきます。
プログラム案
１．タイムマネジメントの基本
（１）タイムマネジメントとは
（２）時間管理とは、仕事の進め方、時間の使い方を工夫すること
【ワーク】現場におけるタイムマネジメントの工夫と課題を共有する
２．タイムマネジメントの第一ステップは自分の時間の使い方を可視化すること
（１）現状をきちんと見極める・把握する
（２）スケジュールの見える化を徹底する
①自身が抱えている仕事の全体像を把握する
②それぞれの作業に必要な時間を見積もる
③それぞれの工程（予定）をスケジュールで見える化する
（３）自身の時間の使い方のクセを知る ～集中できる時間帯は？ モチベーションを高く保つ秘訣は？
【ワーク】自身の時間の使い方のクセを把握する（改善が必要なポイントを明確にする）
（４）新たな仕事が舞い込んだ時は「締切日時」と「着手日時」をスケジュールに明記する
（５）必要に応じて、依頼を断る（締切の延期を打診・相談する）
３．仕事の成果物イメージを明確にし共有する
（１）指示を出す際、指示を受ける際は、具体的に成果物イメージを描くことが大事
（２）手戻り・やり直しは時間ロスにつながる
（３）仕事の成果物イメージをQCDRSで明確にする
（４）仕事の成果物イメージを6W3Hで明確にする
（５）完璧・100点を目指さないことも大事
（６）関係者の期待値をコントロールする
４．仕事の独り占め・背負いすぎを解消する
（１）自身が対応すべき仕事かどうかを判断する
（２）他者に依頼することを前向きに検討する（アウトソース、自動化等を検討する）
（３）チームの業務は属人化せず、標準化を目指す
（４）業務標準化のメリット
（５）業務引継ぎを人材育成につなげる
５．職場の時間泥棒を特定する
（１）「なんとなく時間が奪われてしまう」を分析する
（２）コミュニケーションを改善する
～「結局何が言いたいかが伝わらない報連相」「一度読んでも分からないメール」は時間泥棒
（３）「探しもの」も時間泥棒
①資料・データの整理整頓 ②情報の一元管理の重要性
（４）業務改善に取り組む ～無理・ムラ・無駄のある業務は時間泥棒になりやすい
【ワーク】ECRSの観点で、自身の業務および部署の業務を整理する（改善する）
６．優先順位を見極め、長期的なタイムマネジメントを考慮する
（１）緊急度×重要度で業務の優先順位を考える ～緊急性はないが重要度が高い業務をおろそかにしない
（２）長期的な成果を出すために、逆算して「今、着手するべきこと」を見定める
（３）将来どんな成果を出すために、いつから、何を始めていくのかを決める
（４）周囲の関係者を巻き込む際は、「早めの着手」「早めの依頼」が欠かせない ～周囲の関係者は皆、忙しい
７．まとめ